TÓM TẮT 10 VIỆC CẦN LÀM KHI THUÊ VĂN PHÒNG MỚI

Để làm việc hiệu quả, mọi doanh nghiệp đều phải có được một không gian làm việc rộng rãi, thiết kế hiện đại và vị trí tiện lợi. Khi thuê văn phòng mới, bạn cần phải làm khá nhiều việc để không gian làm việc được hoàn thiện và thể hiện được hết nét đặc trưng riêng mà doanh nghiệp sở hữu. 

#1 Xác lập yêu cầu thuê văn phòng dựa trên mục đích sử dụng, ngân sách tiền thuê, và kế hoạch kinh doanh hiện tại tại và tương lai của công ty

Trước khi thuê văn phòng mới, doanh nghiệp cần phải xác định cho mình mục đích thuê văn phòng để làm gì, những yêu cầu đặt ra cho văn phòng mới và cả ngân sách dự tính sẽ chi cho khoản thuê văn phòng. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải lên kế hoạch, nó sẽ giúp bạn chọn lựa văn phòng nhanh chóng và phù hợp nhất. Đồng thời cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình tìm kiếm. 

Xác định rõ những yêu cầu khi thuê văn phòng mới

#2 Lập danh sách chi tiết các công việc cần thực hiện và dự kiến chi phí cho các nhóm

Khi thuê văn phòng mới, doanh nghiệp cần phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau. Chính vì vậy, bạn cần lập danh sách cụ thể các đầu việc cũng như những khoản chi phí dự trù cho từng đầu việc này. Điều này giúp bạn phân công công việc thuận lợi và hiệu quả hơn. Đồng thời cũng giúp quản lý mọi công việc trong tầm tay, đặc biệt là phần chi phí không bị vượt quá mức cho phép.

#3 Hình thành nhóm công tác, đi kèm là phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận (cần thiết đối với các doanh nghiệp lớn, nhiều nhân viên, thuê diện tích rộng).

Sau khi lập được danh sách những đầu việc cần làm, doanh nghiệp cần thành lập các đội nhóm để thực hiện các công việc này. Nên phân chia công việc một cách cụ thể và chi tiết để các cá nhân thực hiện nghiêm túc đảm bảo hiệu quả tốt nhất. Các doanh nghiệp lớn với nhiều bộ phận càng cần thiết phải thực hiện những công việc này.

Phân công công việc cụ thể khi thuê văn phòng mới

#4 Lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp để trợ giúp (rất nên làm vì dịch vụ này miễn phí cho người thuê).

Rất khó để các doanh nghiệp có thể tự chọn cho mình được những văn phòng cho thuê chất lượng. Chính vì vậy, bạn nên lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng để hỗ trợ tìm kiếm văn phòng tốt nhất. Hầu hết các đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn đều không thu phí, vì vậy, bạn có thể vừa tìm được văn phòng chất lượng lại vừa tiết kiệm chi phí. 

#5 Tiếp xúc và lập danh sách ngắn các nhà thầu thiết kế và thi công văn phòng

Khi thuê văn phòng mới, hầu hết đều là những văn phòng thô, chưa được thiết kế hoặc là thiết kế đã cũ. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải thi công thiết kế để đảm bảo có được một không gian làm việc tốt nhất. Thay vì tự thiết kế mang lại không gian không đẹp mắt, không chuyên nghiệp thì bạn nên tìm hiểu và lập danh sách các nhà thiết kế thi công văn phòng hỗ trợ mình. Họ sẽ giúp bạn mang đến những hiệu quả tốt nhất về tính thẩm mỹ cho văn phòng.

#6 Tìm kiếm lên danh sách các tòa nhà văn phòng cho thuê phù hợp yêu cầu của doanh nghiệp

Tìm kiếm tòa nhà cho thuê tốt nhất

Dựa vào những yêu cầu ban đầu về mặt bằng và văn phòng cho thuê, các chủ doanh nghiệp có thể lên danh sách những tòa nhà văn phòng đáp ứng đầy đủ được những yêu cầu này. Những yêu cầu cơ bản cần phải đáp ứng đó là diện tích phù hợp, vị trí thuận lợi, mặt bằng đẹp, giao thông thuận tiện,... Hãy chọn ra một nhóm khoảng 5 - 10 tòa nhà văn phòng đáp ứng được hết những yêu cầu này. 

#7 Xem xét thực tế, làm việc với chủ nhà để lấy thông tin, tổng hợp, phân tích, so sánh, lựa chọn tòa nhà tối ưu để đàm phán

Sau khi đã lên được tổng hợp những tòa nhà có khả năng đáp ứng được hết những yêu cầu đề ra ban đầu, việc tiếp theo cần làm là bạn phải xác định được thực tế tòa nhà bạn định thuê như thế nào. Làm việc cụ thể và trực tiếp với chủ nhà để thu thập được những thông tin đầy đủ nhất về căn nhà. Sau khi đã tổng hợp được hết mọi thông tin của các tòa nhà, bạn cần phải so sánh và đưa ra được sự lựa chọn tốt nhất.

#8 Đàm phán và ký kết thư mời thuê, hợp đồng thuê văn phòng

Đàm phán là việc quan trọng

Sau khi lựa chọn được tòa nhà mà mình muốn thuê làm văn phòng, đàm phán với chủ nhà là một trong số những phần không thể bỏ qua. Hãy xác định trước những vấn đề cần bàn bạc và trao đổi trong cuộc đàm phán để từ đó ký kết hợp đồng thuê văn phòng. Một số yếu tố cần phải chú ý khi đàm phán thuê văn phòng chính là: giá phòng, các khoản chi phí, thời gian thuê và tiền cọc.

#9 Thực hiện các thủ tục kết thúc hợp đồng thuê văn phòng hiện tại

Sau khi đã đàm phán và có sự thống nhất giữa hai bên thì tiến hành ký kết hợp đồng. Bạn cần phải chú ý thực hiện mọi thủ tục theo đúng quy định của pháp luật. Hợp đồng sẽ được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Hợp đồng cần nêu rõ quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để đảm bảo không có rắc rối sau này.

#10 Ký kết và thực hiện hợp đồng với nhà thầu thiết kế và thi công nội thất

Hợp đồng được ký kết xong cũng là lúc doanh nghiệp tiến hành thiết kế và thi công nội thất. Chú ý quan trọng là bạn nên tận dụng hết những không gian văn phòng để tránh lãng phí.

Trên đây là tóm tắt 10 việc mà mỗi doanh nghiệp cần phải làm mỗi khi thuê văn phòng mới. Mỗi một doanh nghiệp với những đặc trưng riêng sẽ phải làm những việc khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản cần phải đảm bảo được những yếu tố này. Tham khảo thêm những thông tin liên quan đến thuê văn phòng tại website của chúng tôi.